Et OKR kvartalsmøte sikrer læring, innsikt og ikke minst riktig fremdrift til måloppnåelsen i ditt selskap. Her guider vi deg gjennom hva som skal til for å for å holde et godt møte

Et OKR kvartalsmøte bør ha en tydelig agenda, være styrt på tid og har klare forventninger til forberedelser. Dette sikrer verdiskaping, inspirasjon og energi gjennom hele møte.

OKR kvartalsmøte agenda

1. Gode nyheter (10-15 min)
2. OKR rapportering av forrige kvartals resultat (60-90 min)
3. Suksesser og læring (20-30 min)
4. Avslutning og oppstart av nytt kvartal (20-30 min)
5. Nye OKRer, nytt kvartal (60-90 min)
6. Oppsummering, avslutning og inspirasjon (10 min)

*Estimert tid over, er for et selskap med flere avdelinger og grupper

Et OKR kvartalsmøte vil vare mellom 2-4 timer, kommer helt an på størrelsen av gruppen.

En ledergruppe på 5 personer vil effektivt bruke mellom 2-3 timer

Et selskap eller avdeling på 30-50 mennesker vil bruk opp mot 4 timer.

OKR kvartalsmøte med gode nyheter

Det er alltid en god start på et OKR kvartalsmøte å dele gode resultater, nyheter, og deretter utfordringer, knyttet til OKR fra den foregående uken fra Futureworks

Deling foregår ved at hver og en har forberedt og deler sitt bidrag på rundgang. Bruk maks 10 min på dette område

Slik starter møtet med riktig fokus, og lederegenskapene styrkes ved å alltid lete etter positive resultater, fremgang, prestasjoner og innsats som bringer teamet og organisasjonen fremover. Når noen utenfor teamet/møtet får ros, bør deltakerne merke seg dette og ved anledning uttrykke dette til den det gjelder, ref. en hyggelig tilbakemelding som for eksempel: 

“Hei, Truls – Topp innsats med kunde X ift. løsningen du la frem i prosjektmøte forrige uke. Du fikk skryt av alle på ledermøte i dag! Herlig!!” 

Slik tilbakemeldinger har en stor positiv innvirkning på enkeltpersoner som opplever å bli sett og anerkjent.

OKR rapportering av forrige kvartals resultat

Rapporteringen deles opp i tre faser:

1. Visjon, oppdrag (mission) og verdier
2. OKR rapportering
3. OKR rapportering på avdeling

Visjon, oppdrag (mission) og verdier

70% av ansatte er uengasjert i sine prioriteringer og mål.	90% av ansatte kjenner ikke selskapets visjon, verdier eller strategi.	84% av ansatte vet ikke sine egne prioriteringer

Visjon, oppdrag (mission) og verdier har hver sin hensikt. Visjon skal beskrive et fremtidsbilde for hvor selskapet skal være i en gitt fremtid. For å vise veien til visjonen, vil en tydelig oppdragsbeskrivelse (mission statement) forklare hva organisasjonen trenger å gjøre nå, for å oppnå visjonen.

Kort oppsummert vil en tydelig visjon og oppdragsbeskrivelse hjelpe organisasjonen med retningen og oppnåelsen av felles mål som f.eks OKR.

Verdiene, vårt dna, har i oppdrag å hjelpe organisasjonen med hvordan vi oppfører oss, våre handlinger og væremåte, både internt og eksternt. Verdiene gir organisasjonen et moralsk kompass å styre etter, som videre hjelper oss med å ta beslutninger og en standard i hvordan vi vurderer våre handlinger. I tillegg er det et verdifullt rammeverk for å gi feedback mellom leder og ansatt.

Leder for møte starter alltid OKR kvartalsmøter med gjennomgang fra Futureworks, av selskapets Visjon, oppdragsbeskrivelse og verdier. I noen tilfeller har selskaper definert en hensikt (purpose), som også presenteres. 

Som vist ovenfor er det store avvik ift organisasjonens forhold til selskapets beslutende fremtidsbilde, oppdrag og verdier. 

Så repetisjon og eksempler fra gruppen på hvordan vi etterlever dette i det daglige er helt avgjørende for å skape fokus, framdrift og gjennomføring.

OKR rapportering

Øverste leder starter alltid med å rapportere selskapets overordnede OKR status fra Futureworks, med oppnådde resultater for siste kvartal. Videre rapporterer leder, avdelingsledere og/eller de som er ansvarlig for OKR sin status for oppnådde resultater. 

Rapportering har til hensikt å gi innsikt, forståelse og åpenhet ift resultatoppnåelse. En del av rapporten handler om egen evaluering av måloppnåelse:

1. OKR resultat oppnåelse på en skala fra 1-10
2. Hva er bra og hva kunne vært bedre
   1. Gjennomføring/innsats
   2. Lederskap/innstilling
   3. Har vi riktig/nødvendig kompetanse 

OKR rapportering pr avdeling

Om det er en større avdeling eller et selskap med mellomledere som har egne OKRer fordelt i avdelinger eller grupper, vil disse gruppene, etter rapporteringen fra ledelsen, samles hver for seg i lokalet eller i hvert forberedte møterom og gjennomføre samme prosess som ledelsen.

Når hver avdeling eller gruppe er ferdig, vil en utvalgt person fra gruppen oppsummere avdelingens resultatoppnåelse med score og hva som er bra og hva som kunne blitt gjort bedre.

Suksesser og lært

Det skjer mye i løpet av et kvartal, alt fra oppturer til nedturer, gode resultater og resultater som kunne vært bedre. Ofte glemmer vi oppturene, resultatene og individuelle prestasjoner, å fokuset rettes mer mot utfordringene. 

Det er viktig og håndtere utfordringene, samtidig er det utrolig viktig å reflektere og se tilbake på suksessen vi skaper, ikke bare de store, men også de små suksessene som oppstår gjennom et kvartal. Feire oss selv og våre prestasjoner, store og små!

Samtidig er det viktig å reflektere over hva som kunne vært bedre. Det er alltid noe å lære fra et kvartal, om vi ikke gjør det, er det som Albert Einstein sa det: 

“Galskap er å gjøre det samme om og om igjen og forvente et annet resultat»

Å en OKR prosess er en lærings- og utviklingsprosess hvor vi kontinuerlig får ny kunnskap og feedback på våre egne og teamets prestasjoner. Denne lærdommen er avgjørende for å løfte resultatoppnåelsen i en OKR prosess..

Denne delene av OKR kvartalsmøte deler vi opp i passende grupper på 3-5 personer, hvor gruppene får tildelt flippoverark, å personen som skriver, skriver ordrett det som blir sagt og helst i stikkordsform. Etter 10-15 min henges arkene opp på veggen og en fra hver gruppen presenterer for resten.

Avslutning og oppstart av nytt kvartal

Når vi avslutter et kvartal, er det rom og mulighet for å gi ros, anerkjennelse og feedback til hverandre. Både individuelt og i plenum.

Det å gi feedback kan være litt "rart og ukomfortabelt" og vil kreve tydelighet fra leder. Når dette gjennomføres, skapes det fantastisk energi i rommet.

Avslutningvis spør etter felles betraktininger/opplevelser/verdi.

Kvartalet erklæres for formelt avsluttet! Understrek med en fysisk bevegelse.

Nye OKR, nytt kvartal

Når det skal settes nye OKR for neste kvartal, er forberedelser nøkkelen til å lykkes. 

Det er viktig at ledelsen presenterer de strategiske prioriteringene for selskapet og de 3-5 øverste selskaps OKR, som eies av ledelsen. 

Etter presentasjonen, går hver avdeling eller gruppe, sammen med sin mellomleder og setter sine OKR. For å sikre den røde tråden mellom avdelinger og selskap, presenteres OKRene i plenum og forankres i møte. 

Coaching blir gitt av leder for å sikre at avdelingens OKR støtter opp under selskapets OKR. I avdelingene eller gruppene, kan et Key Result fra selskapets OKR være et Objective for avdelingen eller gruppen. Se Eksempel på oppsett av OKR

NB! 70% av OKRene, fra avdelingene eller gruppene, anbefales å være i sammenheng med selskapets og 30% er mer avdelings fokusert.

Se Å skrive gode OKR. Denne templaten kan også brukes for å drive OKR workshops.

Oppsummering, avslutning og inspirasjon

Leder oppsummerer OKR kvartalsmøte med å gi feedback til organisasjonen og avdelingene/gruppene. Videre er det viktig å løfte frem feedback fra gruppen av hva som har gitt størst verdi og hvilke ting vi som individ, avdeling/gruppe kan gjøre annerledes eller mer av som er et resultat av møte.

Ønsker du å komme i gang med din OKR prosess, ta kontakt for en uforpliktende samtale, eller last ned vår demo av OKR fra Futureworks

Mvh Kim Leinan

OKR og Resultatcoach

Futureworks AS