God planlegging er avgjørende

De siste ukene i et kvartal kan fort bli stressende og du kan bli presset på tid. Tiden går plutselig veldig fort…

Vi er selv skyldige i siste liten stresset, fordi det er lett å bli fanget i det daglige arbeidet (omgivelsene) og ikke prioritere planlegging fremover.

Hvilke aktiviteter er viktige for å nå målene dine, og hvilke haster? Forfatteren av boken «Tyranny of the urgent», Charles E. Hummer, skildrer en tendens hvor vi bruker mesteparten av tiden vår på ting som haster. Han kaller dette fenomenet for «Hastverkets tyranni». 

Det vil si at vi bruker mye tid på ting som er viktig og som haster. Videre bruker vi en del tid på ting som ikke er viktige, men som haster. Resultatet blir at vi ofte glemmer de sakene som er viktige, men som ikke haster. Det er typisk her strategisk arbeid og planlegging ligger.

Eisenhower martrisen - haster vs viktig 

Avhengig av hva som er viktig, kan du bruke figuren over til å sortere dine arbeidsoppgaver. Da kan du sørge for at de viktige oppgavene, som ikke haster, også blir ivaretatt!

Marschall Goldsmith skriver i sin bok "What got you here, won't get you there" at mange ledere bruker mye tid på å lage stadig nye to do-lister. Det de ikke bruker mye tid på derimot, er å finne ut av hva de faktisk ikke trenger å gjøre. 

Hans tips er derfor å tenke seg nøye om, og skrive ned alle de tingene du ikke trenger å gjøre i en "Not to do-list". Det er ofte de aktivitetene som ikke er viktige, og som ikke haster. Da får du frigjort tid og energi!

Jo tidligere du kan planlegge for neste kvartal, jo bedre. Men vi vet at det er lettere sagt enn gjort.

Kvartals rapportering (OKR syklus)

Få oversikt og kontroll

I de siste ukene av et kvartal må du sørge for at organisasjonen er oppdatert på sine OKRer. Da er det mulig for alle å få oversikt og innsikt på statusen til alle OKRer, uansett resultat. Det er viktig å sørge for at alle beveger seg i samme retning og er enstemmig på selskap og avdelingsnivå, sånn at hvis noe må prioriteres, kan du enkelt ta grep i stedet for å gjette hva som må gjøres. For å være sikker på at du har riktig fremdrift på OKRene og ikke får utfordringer med rapportering på slutten av kvartalet, må du sørge for at selskap og avdeling foretar ukentlige OKR resultatmøter.

Kommunikasjon er nøkkelen når det gjelder OKR og avsluttning av et kvartal. Gode refleksjoner, samtaler og diskusjoner mellom ledere og teammedlemmer, om hvordan kvartalet gikk, ikke bare på individnivå, men også mellom teammedlemmer, er viktig for læring, forståelse og innsikt til hva som er i fare for å ikke bli oppnådd og hvorfor. 

Gjennomføring av et OKR kvartalsmøte (artikkel kommer) har til hensikt å øke forståelsen hva som har skjedd, hvorfor det har skjedd og hva skal skje fremover. En ting som jeg har lagt merke til, er at OKR prosessen er en læringsopplevelse, selv om du fullfører en OKR, så er det alltid noe du kan lære og ta med deg til neste kvartal.

Planlegg. Vi anbefaler å stenge OKRene i OKR kvartalsmøte, om du har møte en uke eller to inn i det nye kvartalet er det ok. Ledelsen bør begynne å planlegge ukene i forkant av det nye kvartalet nye OKRer, hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i kvartalet.

OKR syklus

Lansering av nye OKRer

Gradvis utrulling. Å forstå OKR-rammeverket er ikke så enkelt som det ser ut til. Du kan forstå metodikken i teorien, men når det gjelder å få det ned på papir, kan du oppleve det litt mer utfordrende og forvirrende. Når du skal lansere OKR-er på tvers av en organisasjon, vil jeg sterkt anbefale at ledergruppen eller et sentralt og viktig team, er de første som blir kjent med OKR prosessen. I etterkant blir disse fanebærere for videre utrulling av OKR prosessen. Les hvilket ansvar en OKR ambassadør har.

Gjør det enkelt, start med 2-3 OKRer i teamet, jeg ville vært forsiktig med å tilordne OKR på individnivå i starten. Både fordi at de fort kan oppleve det som mange nye aktiviteter om OKRene er satt feil. Les hvordan du effektivt kan sette OKR. Fordelen når du lykkes med individuelle OKRer, om du har kulturen til det, er at individene fort ser deres eget bidrag inn i organisasjonen og til de overordnede målene til selskapet. Dette skaper engasjement, inspirasjon og et kreativt rom.

Transparens. Det er viktig å få organisasjonen engasjert og sørge for at alle forstår viktigheten av OKR og hvorfor selskapet bruker målprosessen. Ledere må kommunisere selskapets mål både i avdelingsmøter og i møter over hele selskapet. Det beste er å være transparent fra dag en. Bare vær ærlig med organisasjonen og hva status er. Åpenhet fra begynnelsen sørger for at ingen blir overrasket over tingenes tilstand. 

Fortell organisasjonen hva selskapet tenker, hvorfor gjøres endringer og hva vil det resultere i. Bedrifter kan holde ulike interne møter hvor ledere og eller OKR ambassadører forteller om hva som gikk bra, hva som ikke gikk så bra og hva som skal skje fremover. Åpenhjertig deling av informasjon, resultater, planer mm starter samarbeid og diskusjon. 

Mvh

Kim Leinan 

CEO og OKR resultatcoach

Futureworks AS