OKR - hva er det og hvordan brukes metoden?

Når vi har mange baller i lufta, kan det være utfordrende å skille støy fra det verdifulle. Det er her målstyringsmetoden OKR gir enorm verdi. OKR (Objectives & Key Results) brukes for å hjelpe bedrifter med å konkretisere og styre etter de viktigste elementene for å oppnå målene sine. Ergo; praktiske og konkrete hovedmål, delmål og oppgaver. 

OKR deles inn i to elementer:

1. Objective
2. Key Results

Hva er et Objective?

Objective er et hovedmål som svarer på spørsmålet: "Hva er det større målet jeg jobber mot?" De reflekterer organisasjonens nåværende prioriteringer med en tidshorisont på 1-3 år, med kvartalsvise sykluser. Normalt opererer organisasjonen samt hver avdeling eller team med 1-3 objectives per tidsperiode.

Objectives bør være:

• Inspirerende og/eller ambisiøse
• Kvalitative
• Tidsbegrenset
• Oppmuntrer til tverrfaglig samarbeid

Hvordan formulere et objective?

Følgende format egner seg godt til å jobbe etter: 

Vi ønsker å oppnå (deres Objective) som måles gjennom oppnåelse av (deres Key Results).

• Hva er et Key Result?

Hvert Objective har 3-5 tilhørende Key Results. Disse svarer på spørsmålet “Hvordan vet jeg om jeg har oppnådd målet?". Dette er kortsiktige (kvartalsvise) delmål som danner grunnlaget for å kunne oppnå overordnede målet.

Key Results bør være:

• Målbare og konkrete
• Oppnåelige
• Et sluttresultatet av en rekke oppgaver, men er ikke selve oppgaven
• Utgjør en standard en kan måle endring ut fra (fra x til y f.eks).

Eksempel:

Objective: Øke salgsresultatene for hele salgsteamet

Key Result 1: Skape og beholde en god tilstrømning av kvalifiserte leads med minimumsverdi kr 500 000 per kvartal

Key Result 2: Øke closing-raten fra 22% til 27%

Key Result 3: Øke antall utgående samtaler per selger fra 3 til 6 per uke

Key Result 4: Øke gjennomsnittlig verdi per avtale fra kr 100 000 til kr 120 000

OKR-metoden isolerer de viktigste elementene for å oppnå ønsket resultat.

Dette gjøres gjennom transparente Objectives som samtlige avdelinger, team og individer har tilgang til. På denne måten holdes hvert team/avdeling ansvarlig for sine OKR. Individene vil lettere kjenne til hvordan deres arbeid er knyttet opp mot OKRene og hvordan deres rolle påvirker hovedmålet. Dette gjør at de blir mer fleksible når de vet hva som er viktigst for organisasjonen til enhver tid.

Hvilke fordeler gir OKR-metoden?

• Fokus. OKR sørger for at vi har riktige prioriteringer i arbeidet og jobber målrettet mot det. 
• Klarhet på hva som er de viktigste elementene som skal til for å oppnå ønsket mål for både ledelse, mellomledere og medarbeidere.
• Samle organisasjonen rundt samme mål og retning.
• Transparens på tvers av avdelinger ved at alle vet hva de ulike avdelingene har som viktigste fokus i perioden.
• Eierskap. Ønsket resultat settes av ledelsen, mens de ulike avdelingene og teamene oppmuntres til å komme med fremgangsmåten (KR og KPI) for å oppnå sine objectives.
• Samkjøring. OKR sørger for at  samtlige avdelinger er samkjørt i tråd med organisasjonens visjon og overordnede mål.
• Sunnere arbeidsmiljø. OKR bidrar til et sunnere og mer bærekraftig arbeidsmiljø. Dette gjennom tydelig fokus, økt eierskap og anerkjennelse for de strategiske beslutningene, transparens og forståelse for hvordan mindre oppgaver bidrar til det store bildet.

Hvordan brukes OKR-metoden?

Én ting er å lære om metoden og å formulere Objectives og Key Results men dette er bare første fase. Gjennom kontinuerlig prioritering og gjennomføring av oppgaver knyttet til en tilhørende Key Result og Objective blir OKR en måte å jobbe på. Det bidrar også til å fokusere på det som gir mest innvirkning på de satte målene. 

Vanskelig å vite hvordan det vil gå? Les mer om hvordan man vet at en OKR prosess vil lykkes.

OKR-syklusen

Stort sett kvartalsvise sykluser, med ukentlige “check-ins”.

1. Planlegging og samkjøring. Dette gjøres innen midten av måneden før neste kvartal slik at det er klart i god tid. På dette stadiet er god kommunikasjon nøkkelen. Gjennom en "Top down - Bottom up"-metode er det enklere for ledelsen og avdelinger å prioritere oppgaver sammen. Dette er viktig fordi individer og team har andre oppgaver som er essensielle for den daglige driften som det strategiske arbeidet må ses i sammenheng med.
2. Ukentlig status: Hvordan er progresjonen? Trengs det mer støtte er det endrede behov for ressurser?
3. Retrospektiv: Hvilke endringer bør gjøres fremover basert på det som er blitt gjort og hvordan? 
4. Presentere resultatene: Hva fikk vi til dette kvartalet og hvordan fikk vi det til? 

Ukentlige check-ins bør struktureres for å inkludere alle viktige elementer. I Futureworks sin OKR-plattform kan møtestrukturen se følgende ut: 

• Good news. Vi starter (og avslutter) møtet med positive elementer for å få en kickstart. Dette gir en positiv kultur der det er enkelt å fortsette å være positiv gjennom hele møtet. Gode nyheter gir rom for å løfte frem gode historier. Dette kan være relatert til kunder eller ansatte.
• Target KPIs. KPI (Key Performance Index)-gjennomgangen gir konkrete tall på progresjon av selskapets Key Results. Elementet kan synkroniseres med eksisterende verktøy som f.eks. PowerBi, SAP og lignende.
• Sales board. Dette gir en god oversikt over antall leads, salgstall og avtaler som er i prosess.
• Items to discuss. Det er en kjent sak at diskusjoner kan ta over et helt møte.Ofte trekker diskusjonene ut i tid og unødvendig mange personer involveres. Gjennom dette møtepunktet oppmuntres møtedeltakerne) til å komme forberedt. Deltakeren får selv reflektere over utfordringen og  mulige løsningsforslag. På denne måten kan møtet brukes til å diskutere løsningsforslaget fremfor selve utfordringen.
• Action list. Denne oversikten sørger for fokus på oppgavene som må løses for å sikre fremgang av Key Results. Vi bruker møteelementet til å gå igjennom hver enkelt oppgave med oppgavens eier. Actions legges til enten når Objective blir skapt, fortløpende eller i de ukentlige møtene. Er det noe som mangler? Er det noe som vil tilføre vesentlig verdi ved å bli med som action?
• Weekly Goals. Vi avslutter slik vi startet - med noe positivt. Under dette elementet ser vi på fokusområder for uken som har vært samt kommende uke.